Elternbrief Rostock, 18.11.2020
Einführung der Software „HortPRO“ – ein digitales Anwesenheitsbuch
Sehr geehrte Eltern,
die Aufgaben unserer HortpädagogInnen sind sehr komplex. Neben zahlreichen pädagogischen Themen muss auch ein reibungsloser organisatorischer Alltag gewährleistet sein, damit sich Ihre Kinder nach Beendigung eines Schulalltages in unserer Horteinrichtung rundum wohlfühlen. Das tägliche Management der An- und Abmeldung, die Pflege der kindbezogenen Informationen zu Heimgehzeiten, Abholberechtigungen und sonstigen Terminen ist sehr verwaltungsintensiv und bindet wertvolle Zeit unserer pädagogischen Fachkräfte. Es gilt viele gesetzliche Vorgaben umzusetzen, neue Kommunikationskanäle zu nutzen und trotzdem die beste Betreuungsqualität unter Einhaltung aller Qualitäts- und Rechtsstandards zu erreichen.
Unser Anliegen ist es, den administrativen Aufwand im Hortalltag für alle MitarbeiterInnen zu minimieren, um die pädagogischen Aufgaben und die Bedürfnisse der Kinder noch mehr in den Vordergrund zu stellen. In den vergangenen Monaten haben wir uns intensiv mit verschiedenen Möglichkeiten einer verbesserten Datenverwaltung und der Optimierung der Organisations- und Informationsstruktur auseinandergesetzt, mit anderen Horteinrichtungen Kontakt aufgenommen und unterschiedliche Software-Lösungen geprüft.
Nachdem wir nun alle Fragen zu technischen und wirtschaftlichen Aspekten klären konnten, freuen wir uns sehr, Ihnen mitteilen zu können, dass wir mit der schrittweisen Einführung des digitalen Anwesenheitsbuches „HortPRO“ – eine kombinierte Hard- und Softwarelösung des Anbieters AVI.DAT – Software & Technology GmbH Leipzig beginnen werden. „HortPRO“ wird die vielen Zettel, analogen Übersichten und Listen ersetzen, die bislang unsere administrative Arbeit bestimmten. Ein wesentlicher Aspekt, der uns zur Einführung dieser Software geführt hat, besteht darin, dass AVI.DAT die europäischen Datenschutzbestimmungen voll umfänglich erfüllt und die Nutzung für alle Beteiligten einfach und transparent gestaltet.
Für Sie bzw. Ihr Kind ändert sich nicht viel. Wie bisher verarbeiten wir die Daten, die Sie uns geben: Name, Vorname, Geburtsdatum, abholberechtigte Personen, Abhol- und Gehzeitenregelungen, Notfalldaten und ggf. Kurswünsche. Diese Informationen werden ab dem 01.12.2020 mit der Software „HortPRO“ gepflegt und sind dadurch für alle MitarbeiterInnen zeitgleich abrufbar. Geh- und Abholberechtigungen werde tagesaktuell und sicher hinterlegt. Für 2021 plant der Anbieter, eine Form der Kommunikation mit Eltern zu integrieren, welche die alltäglichen Absprachen vereinfachen wird.
Informieren Sie sich gerne direkt auf der Homepage des Anbieters über die vielfältigen Verwendungsmöglichkeiten dieser Lösung unter www.hortpro.de. Die Software & Daten liegen dabei auf hochsicheren Servern in Deutschland, mehr zu den Bedingungen finden Sie unter avidat.com/datenschutz. Bei Bedarf bieten wir Ihnen zur Klärung offener Fragen einen digitalen Elternabend (Termin/Uhrzeit/Zugangslink werden dann bekannt gegeben) an. Für die Einsendung Ihrer Fragen per E-Mail wären wir sehr dankbar.
Innerhalb des Hortteams fungieren Herr Lange und Herr Schalau als geschulte Administratoren für „HortPRO“. Sowohl sie als auch das gesamte Team stehen Ihnen selbstverständlich für persönliche Fragen zur Verfügung.
Liebe Eltern, für uns als Hort ist es ein großer Schritt, der nur gemeinsam mit Ihnen und Ihrer Unterstützung gelingen kann. Sicherlich sind Veränderungen auch mit Schwierigkeiten verbunden, trotzdem sind wir im Team davon überzeugt, dass wir uns schnell auf die neuen Möglichkeiten einstellen werden und damit die Qualität unserer Arbeit deutlich verbessern können.
Wir freuen uns auf eine bereichernde und spannende Zusammenarbeit auf dem Weg der Digitalisierung und der damit verbundenen Chance, sich auf das Wesentliche konzentrieren zu können.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Hortteam und Ihr Vorstand